Was ist TCO, warum ist es nützlich und wie berechnest du die Total Cost of Ownership deines Online-Shops?

Vor der Wahl und dem Kauf einer E-Commerce-Lösung müssen zunächst die Kosten der Plattform von A bis Z gründlich untersucht werden. Obwohl dies auf der Hand zu liegen scheint, besteht eine der häufigsten Fallen für Unternehmen darin, dass sie nicht genau wissen, was dies bedeutet, einschließlich möglicher versteckter, laufender und Alternativkosten.

Genau hier kommen die Gesamtbetriebskosten (TCO) ins Spiel.

Gemäß der Definition von Investopedia setzen sich die Gesamtbetriebskosten aus dem Kaufpreis einer Anlage und den Betriebskosten zusammen. Im Wesentlichen betrachtet die Gesamtbetriebskosten das große Ganze, um die tatsächlichen Kosten einer Anschaffung über die gesamte Lebensdauer hinweg zu ermitteln, von den Implementierungsgebühren bis hin zu den Support- und Wartungskosten.

Mehr als 80 % der von Forrester befragten Unternehmen haben angegeben, dass sie vor der Anschaffung von Lösungen eine Analyse der Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren durchführen müssen, weshalb die TCO-Kennzahl für Unternehmen zu einem Muss geworden ist — und es wird immer deutlicher, warum.

Die Gesamtbetriebskosten sind ein oft übersehener und unterschätzter Aspekt des E-Commerce. Die Entwicklungs- und Anschaffungskosten stehen in der Regel an erster Stelle, da sie für die Steigerung und Erzielung von Einnahmen entscheidend sind.

Um die Gesamtbetriebskosten zu verstehen, sind allerdings tiefe Einblicke und eine operative Planung erforderlich, um herauszufinden, wo Kosten entstehen und wie sie sich sowohl kurz- als auch langfristig auf Ihr Unternehmen auswirken können.

Die Vorteile der Gesamtbetriebskosten können sich für Sie in mehrfacher Hinsicht auswirken:

Bewertung des ROI.

Berechnungen der Gesamtbetriebskosten können Unternehmen dabei helfen, ihre Kapitalrendite (ROI) sowie eine weitere unterschätzte Kennzahl, die Investitionsrendite (ROTI), zu bewerten.

Jede dieser Kennzahlen ist für Unternehmen äußerst wertvoll, da sie die Ertragskraft einer Investition oder eines Projekts aufzeigt.

Versteckte/laufende Kosten verstehen.

Versteckte, laufende und indirekte Kosten können ein Unternehmen belasten, wenn man nicht weiß, was sie sind und woher sie kommen. Viele dieser Kosten sind nicht offensichtlich und können letztlich die Ertragslage beeinträchtigen.

Eine der, wenn nicht sogar die wichtigste, Funktion der Gesamtbetriebskosten besteht darin, diese Kosten zu ermitteln und Ihnen einen Einblick in Ihre tatsächliche finanzielle Situation zu geben.

Hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Plattform.

Bei der Auswahl einer E-Commerce-Plattform ist es entscheidend zu wissen, wo die versteckten Kosten liegen und wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Viele Unternehmen haben nichts dagegen, Ihnen die Beschaffungskosten zu nennen, doch wenn es um die Details geht, kann es schwieriger sein, klare Antworten zu erhalten.

Wenn Sie die Gesamtbetriebskosten für drei, fünf oder zehn Jahre priorisieren und berechnen, wissen Sie, welche Fragen Sie stellen müssen.

Bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten sind in erster Linie zwei Bereiche zu berücksichtigen: die Anschaffungskosten und die laufenden Kosten.

Anschaffungskosten.

Die Anschaffungskosten, oft auch als Investitionsausgaben bezeichnet, umfassen die Kosten für die Anschaffung und Implementierung eines Produkts oder einer Lösung. Sie umfassen Ausgaben wie:

Entwicklung

Nicht alle Plattformen erfordern einen Entwicklungsprozess, z. B. wenn Sie sich für eine Closed-Source- oder SaaS-Lösung entscheiden. Wenn Sie sich jedoch für eine Open-Source-Plattform entscheiden, müssen Sie mit zusätzlichen Kosten für die Anschaffung und Implementierung der Lösung rechnen.

Die Entwicklung umfasst im Allgemeinen Prozesse und Ausgaben wie eine Geschäftskostenanalyse, ein Audit, Design-Integrationen und die Strukturierung der Architektur.

Integrationen

Eine der größten Hürden beim Kauf einer neuen Software besteht darin, herauszufinden, wie sie sich in Ihre aktuellen und bestehenden Lösungen integrieren lässt.

Die Integration von u.a. ERP-Programmen (Enterprise Resource Planning) und CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) kann sich schnell als Herausforderung erweisen — und als kostspielig.

Die Anschaffungskosten für Integrationen fallen normalerweise in der Entwicklungsphase an, und der Preis hängt von Faktoren wie Komplexität der Integration und Anzahl der benötigten Integrationen ab.

Erweiterungen/Apps

Jede E-Commerce-Plattform, die Sie sich ansehen, verfügt über einen einzigartigen Funktionsumfang — einige bieten genau das, wonach Sie suchen, während andere nur einen kleinen Teil zur Verfügung stellen.

Um zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, müssen Sie möglicherweise Erweiterungen oder Anwendungen nutzen. Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Preismodelle und Zahlungsmethoden, was die Zusammenführung zu einem möglicherweise komplizierten Prozess macht.

Schulung

Bei jedem Wechsel zu einer neuen Lösung sind wahrscheinlich Schulungen erforderlich. Diese sind meist relativ umfassend und beziehen Endnutzer aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens ein. Es ist wichtig, die Schulungskosten zu verstehen, vor allem wenn man bedenkt, dass diese Schulung nicht mit der Einführung endet.

Die Schulung kann sowohl vor als auch nach der Markteinführung sehr teuer werden, wenn Sie nicht vorbereitet sind.

Einmalige Einrichtungsgebühren

Bevor Sie Ihre E-Commerce-Website oder -Plattform verwenden oder in Betrieb nehmen können, gibt es einen letzten Schritt: die Einrichtungsgebühren. Die Einrichtungsgebühren hängen von dem von Ihnen gewählten Dienst und der Plattform ab und können beispielsweise Folgendes umfassen:

• Registrierung des Domainnamen.

• Vorlagen.

• Serverkonfiguration.

• Integrationen.

• E-Mail-Einrichtung.

Laufende Kosten.

Zu den laufenden Kosten, die auch als Betriebskosten oder Ausgaben bezeichnet werden, gehören die wiederkehrenden Gebühren und Kosten, die mit der Wartung einer Softwarelösung verbunden sind. Zu diesen Kosten gehören:

Softwarelizenz

In der modernen digitalen Welt werden Lizenzgebühren für E-Commerce-Lösungen in der Regel in zwei Paketen angeboten: als Komplettlösung oder auf Abonnementbasis. Obwohl manche Open-Source-Software als kostenlos beworben wird, gibt es oft versteckte Kosten oder Funktionen, die hinter einem Enterprise- oder Geschäftsplan verborgen sind.

Software auf Abonnementbasis ist in mancher Hinsicht ein unerfreuliches Ergebnis für Unternehmen, das sie aber aufmerksam beobachten müssen. Die Abonnementkosten können ein Unternehmen schnell überfordern, da sie in verschiedenen Paketen angeboten werden.

Transaktionsgebühren

Eine weitere Gebühr, die Unternehmen häufig überraschen kann, sind die Transaktionsgebühren, die oft Teil eines Lizenzvertrags sind. Diese Gebühren fallen immer dann an, wenn eine Transaktion getätigt wird, d. h. ein Teil der von Ihrem Unternehmen erzielten Einnahmen wird mit dem Händler der Plattform geteilt.

Wenn Sie darüber hinaus die Nutzung von Zahlungsportalen von Drittanbietern wie PayPal, Square und Stripe beabsichtigen, kann Ihnen eine weitere Transaktionsgebühr in Rechnung gestellt werden, wodurch Ihrem Unternehmen noch mehr Einnahmen entzogen werden.

Marketingkosten

Im modernen E-Commerce ist das Marketing für den langfristigen Erfolg und das Wachstum von entscheidender Bedeutung, ganz gleich, ob es sich um SEO-gesteuerte Prozesse, um Content Marketing oder um breit angelegte E-Mail-Kampagnen handelt.

Marketing ist ein fortlaufender, kontinuierlicher Prozess, der von Veranstaltungen über Ferien bis hin zu Wachstumsschritten reicht. Eine adäquate Messung der Marketingkosten ist für moderne Unternehmen von unschätzbarem Wert.

WARTUNG

Die Wartung einer E-Commerce-Plattform ist vergleichbar mit der Wartung eines Autos. Unabhängig davon, wie gut Sie die Plattform pflegen, werden unvorhergesehene Kosten, Wertminderung, Garantie-Updates und sogar Funktionsverluste unvermeidlich sein.

Viele E-Commerce-Anbieter bieten beim Erstkauf Wartungs-, Support- und Upgrade-Pakete an, die jedoch oft mit Zeitvorgaben und Einschränkungen verbunden sind. Um eine gesunde, wachsende Plattform zu gewährleisten, ist die Wartung von entscheidender Bedeutung — und ein Kostenfaktor, den Sie berücksichtigen müssen.

Support

In ähnlichem Maße sind die Supportkosten ein zunehmend kritischer Aspekt jeder E-Commerce-Plattform. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Support-Optionen, von kostenpflichtigen Diensten bis hin zum 24/7-Chat-Support.

Achten Sie bei der Auswahl einer E-Commerce-Plattform darauf, dass Sie die Einzelheiten zum Support überprüfen und stellen Sie fest, ob die Kosten für den Support zusätzlich zu den Abonnementgebühren anfallen.

Unerwartete Kosten

Wie bei jedem Kauf sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Ihnen wahrscheinlich Kosten und Gebühren in Rechnung gestellt werden, mit denen Sie nicht gerechnet haben, sei es für Beratungen, Vertragsabschlüsse oder sogar lösungsspezifische Einstellungskosten.

Da bei 43 % der E-Commerce-Lösungen die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten höher sind als in den TCO-Modellen vorhergesagt, ist es wichtig, bei der Planung Ihres Budgets einen Puffer einzuplanen, damit Sie bei unvorhergesehenen Ereignissen mehr Spielraum haben.

Die Gesamtbetriebskosten sind nicht das A und O für Unternehmen, und es müssen auch andere Kennzahlen vorhanden sein, die bei der Kaufentscheidung helfen.

Das Ziel eines jeden betriebswirtschaftlichen Projekts sollte darin bestehen, die kurz- und langfristigen Kosten zu ermitteln, die oft übersehen werden, und zu erkennen, wo Änderungen vorgenommen werden können und welche Wege vermieden werden sollten.

Das Verständnis der Gesamtbetriebskosten einer E-Commerce-Lösung ermöglicht es Unternehmen schlussendlich, sich ein besseres Bild von der Zukunft zu machen und den Lebenszyklus einer Lösung besser zu planen.