ERP Integration: Bring deine Systeme zusammen und beseitige Datensilos

Enterprise Resource Planning (ERP) bezieht sich auf Software, die Geschäftsprozesse automatisiert, von der Lieferkette über das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zu — am häufigsten — Finanzsystemen.

ERPs ermöglichen es Unternehmen, eine zentrale Informationsquelle für ihre Daten zu schaffen und unverbundene APIs miteinander zu verbinden, um ein größeres, einheitliches Unternehmenssystem zu schaffen.

Dies wird oft als ERP-Integration bezeichnet, also die einheitliche Darstellung von Daten aus allen Systemen in Echtzeit. Damit werden Daten in brauchbare Erkenntnisse umgewandelt und Informationen optimal genutzt, um Prozesse zu verbessern, Geschäftsanforderungen zu erfüllen und Kundenerlebnisse zu schaffen.

Dies ist häufig bei integrierten Finanzsystemen zu beobachten, wo die Buchhaltung von 89 % der Befragten in einer Umfrage als die wichtigste ERP-Funktion genannt wurde. Das ermöglicht es der Software, gängige Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren und bessere, genauere und effizientere Finanzprognosen zu erstellen.

ERP-Software bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensanwendungen und zeigt Momentaufnahmen in Echtzeit von Leistung und Datenqualität. Unternehmen können damit Altsysteme, die mit neuen Anwendungen möglicherweise nicht gut zusammenarbeiten, unter einen Hut bringen und auf eine einzige Datenquelle zurückgreifen.

Zentralisierte Daten.

Daten sind nur dann nützlich, wenn sie auch in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können. Unternehmen können dies erreichen, indem sie relevante Daten auf einer zentrale Plattform zusammenführen. Die Alternative sind siloartige Datenfeeds, die in einem Vakuum existieren und aus denen sich nur mühsam echte Erkenntnisse gewinnen lassen.

Eine ERP-Lösung führt Datenpunkte zusammen und ermöglicht es der Geschäftsanalytik, diese zu analysieren und daraus echte Erkenntnisse zu gewinnen.

Prozessautomatisierung.

Automatisierung nimmt in allen Bereichen der Wirtschaft zu, und das gilt auch für ERPs. Durch die Automatisierung von Datenübertragungen schaffen Sie Systeme, die 24 Stunden am Tag in Betrieb sind und menschliche Fehler vermeiden.

Von der Bearbeitung von Bestellungen bis hin zur automatischen Aktualisierung der Warenverfügbarkeit — Automatisierung verbessert die Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass Unternehmen besser auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen können.

Personalisiertes Kundenerlebnis.

Ein personalisiertes Einkaufserlebnis ist zur Gewohnheit geworden. Kunden erwarten dies mittlerweile, und 75 % der CIOs wollen ihre Kunden in Echtzeit mit Inhalten ansprechen, die auf sie und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Dies gilt für alle Kanäle, zumal Omnichannel-Kundenerlebnisse zur Norm werden.

Reduzierung der menschlichen Fehler.

Menschen sind fehlbar, und selbst der sorgfältigste Arbeiter macht von Zeit zu Zeit Fehler. ERP-Integrationen, die eine vollständige Automatisierung ermöglichen, machen diesen manuellen Prozess überflüssig und stellen sicher, dass die Daten genau und zuverlässig sind.

Berichte weisen ein hohes Maß an Genauigkeit auf, und anstatt alltägliche Aufgaben zu erledigen, können die Mitarbeiter sinnvollere Arbeiten erledigen, die einen größeren Einfluss auf das Unternehmen haben. Bereiche wie die Bestandsverwaltung können durch Automatisierung geregelt werden, um sicherzustellen, dass das, was Sie verkaufen, auch tatsächlich in Ihrem Lager ist.

Die Integration von ERP-Systemen ist natürlich nicht einfach. Ein richtiges, gut durchdachtes Projekt verwendet eine hochwertige Integrationslösung und läuft wie vorgesehen.

Ohne Berücksichtigung der verschiedenen Systeme und Architekturen und ihrer Interaktion miteinander könnte der Integrationsprozess jedoch katastrophal verlaufen. Microsoft, Oracle, Netsuite, Salesforce und SAP sind typische Softwaresysteme, die von vielen genutzt werden, die aber nicht immer gut zusammenarbeiten.

Bei der Umsetzung kann es leicht zu Budgetüberschreitungen kommen.

ERP-Integrationen sind häufig mit dem Sprichwort "man weiß nicht, was man nicht weiß" verflucht. Das Zusammenführen mehrerer nicht miteinander verbundener Systeme für Softwareintegrationen kann unerwartete Folgen haben, die zu Kostenüberschreitungen führen. Selbst die sorgfältigst geplante Integration gibt keinen Aufschluss darüber, wie eine Integration funktioniert, bis der Schalter zum ersten Mal umgelegt wird.

Kann sehr kompliziert sein.

Die Komplexität der Integration von neuen und alten Systemen, die alle ihre eigene einzigartige Architektur haben, kann nicht überschätzt werden. Jede Anwendung hat ihre eigenen Anforderungen, die mit anderen Anwendungen möglicherweise nicht kompatibel sind. Jede ERP-Integration ist eine große technische Herausforderung.

Obwohl jede ERP-Integration unterschiedlich ist, gibt es einige allgemeine Muster, die sich immer wieder zeigen. Es handelt sich dabei um typische Sequenzen oder Schritte, die zur Lösung von ERP-Integrationsproblemen unternommen werden, und sie sollten als allgemeine Vorlagen für Ihre eigenen Herausforderungen verwendet werden.

Bei einer Migration ERP-Integration werden Datensätze zu einem bestimmten Zeitpunkt von einem System in ein anderes verschoben. Ein Migrationsmuster ermöglicht es Entwicklern, automatisierte Migrationsdienste zu erstellen, die eine einheitliche Funktionalität schaffen.

Das Broadcast-Muster optimiert die Datenübertragung von einem einzelnen Modul zu mehreren Systemen in Echtzeit und auf kontinuierlicher Basis. Daten fließen nur in eine Richtung und werden als 1:Viele betrachtet.

Die einheitliche Quelle aktualisiert regelmäßig die Daten und übermittelt die aktualisierten Daten unmittelbar. Dies ist typischerweise in Omnichannel-Verkaufsumgebungen zu finden, in denen beispielsweise eine Preisänderung sofort an mehrere Verkaufsstellen gesendet wird.

Das Aggregationsmuster ist das Gegenteil des Broadcast-Musters. Bei diesem Muster führt ein System Daten aus mehreren Systemen an einem einzigen Ort zusammen. Durch die Zusammenführung entfällt die Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen mehrere Migrationen durchzuführen, so dass keine Bedenken in Bezug auf Datengenauigkeit und -synchronisation bestehen. Es ist die einfachste Möglichkeit, Daten aus mehreren Systemen in eine einzige Anwendung oder einen einzigen Bericht zu integrieren und sicherzustellen, dass die Daten korrekt, nicht vervielfältigt und nicht veränderbar sind.

Auf diese Weise werden Datenintegrationen in mehreren Systemen zusammengeführt und als ein einziges System erstellt, wobei gleichzeitig berücksichtigt wird, dass unterschiedliche Datenbestände existieren. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn verschiedene Systeme mit denselben Daten unterschiedliche Aufgaben erfüllen müssen.

Die zweidirektionale Synchronisierung ermöglicht die Nutzung beider Systeme und sorgt für eine konsistente Ansicht der Daten in Echtzeit über alle Systeme hinweg.

Korrelations- und zweidirektionale Synchronisierungsmuster haben Ähnlichkeiten, Korrelationsmuster heben jedoch die Interaktionen zwischen Datensätzen hervor und synchronisieren den betreffenden Datensatz, solange er in zwei Zielsystemen erscheint.

ERP-Integrationen sind in der Regel unberechenbar. Kein Unternehmenssystem gleicht dem anderen, da es sich in der Regel um eine Mischung aus Altsystemen und SaaS-Plattformen in stationären Rechenzentren und öffentlichen und privaten Clouds handelt. ERP-Plattformen bieten meist eigene Integrationen an, die jedoch selten alle Systeme berücksichtigen, die einbezogen werden müssen.

Unternehmen müssen also die Integrationsmethode anwenden, die für sie am besten geeignet ist.

Integration Platform as a Service (IPaaS).

Es handelt sich hierbei um eine Cloud-basierte Integration, die flexibel und kosteneffizient ist und ausdrücklich für die Verbindung von ERP-Plattformen mit SaaS-Systemen entwickelt wurde. Die Nutzung der Cloud ermöglicht es Unternehmen, bei Bedarf zu skalieren und Anwendungen schneller zu synchronisieren als mit anderen Methoden.

Punkt-zu-Punkt-Integration.

Bei dieser Methode werden die Systeme direkt miteinander verbunden. Sie eignet sich für einfache Integrationen, an denen nur zwei Plattformen beteiligt sind, obwohl dies bei modernen Integrationen immer seltener der Fall ist.

Enterprise-Service-Bus (ESB).

ESBs sind in der Regel in On-Premise-Umgebungen zu finden. Hier werden die Daten an den Datenbus geliefert, in das erforderliche Format umgewandelt und dorthin weitergeleitet, wo sie benötigt werden, was sie zu einer Art Kommunikationszentrale macht. ESBs sind zwar ideal für On-Premise-Architekturen, haben aber Schwierigkeiten mit Cloud-basierten Integrationen.

Obwohl keine ERP-Integration der anderen gleicht, gibt es einige allgemeine bewährte Praktiken, die befolgt werden sollten, um Projekte im Zeit- und Kostenrahmen zu halten.

Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen frühzeitig und vielfach ein.

ERP-Integrationen haben Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen, und es ist wichtig, die Bedürfnisse der Beteiligten in einem möglichst frühen Stadium des Prozesses zu verstehen. Kommunikation und Transparenz sind der Schlüssel, um die betroffenen Parteien einzubeziehen und darüber zu informieren, was eine ERP-Integration für ihre Arbeit bedeutet. Vom Backoffice bis hin zu den kundenorientierten Abteilungen müssen alle in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.

Stellen Sie einen genauen Integrationsplan auf.

ERP-Integrationen sind kompliziert und sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie erfordern eine umfangreiche Planung und Projektverwaltung. Ihre Integrationsstrategie sollte in der Lage sein, auf angemessene Weise zu begründen, warum sich dieses Projekt lohnt und warum der langfristige Gewinn den kurzfristigen Aufwand wert ist.

Ein guter Plan hofft auf das Beste, ist aber auch auf die schlimmsten Herausforderungen bei der Integration vorbereitet und enthält Notfallpläne für den Fall, dass das auf dem Papier Geplante in der Praxis nicht unbedingt funktioniert.

Bereinigen Sie vor der Integration Ihre Daten.

Ihr ERP ist nur so gut wie die Daten, die es enthält. Vor der Integration ist es wichtig, Ihre Dateneinträge auf Integrität und Duplizierung hin zu überprüfen. Die schlechte Nachricht ist, dass dies Zeit und Ressourcen kostet. Die gute Nachricht ist, dass Sie dies wahrscheinlich für längere Zeit nicht mehr tun müssen.

Sicherheit ist das Wichtigste.

Bei der Erneuerung der IT-Infrastruktur, auch bei der ERP-Integration, steht die Sicherheit immer mehr im Vordergrund. Alle Plattformen von Drittanbietern müssen stabile Sicherheitsvorkehrungen für Daten im Ruhezustand und in Bewegung enthalten, was besonders wichtig ist, wenn mit Kundendaten gearbeitet wird. Auch Ihre eigenen Altsysteme müssen gesichert werden, insbesondere wenn sie eine öffentliche Komponente haben.

Für komplexe IT-Ökosysteme ist die Integration eines ERP-Systems fast schon ein Muss — und auch einfache Systeme sollten es unbedingt in Betracht ziehen. Diese Maßnahmen verbessern nicht nur die aktuellen Dienste, sondern machen Ihre IT-Umgebung auch zukunftssicher, für den Fall, dass neue Plattformen eingeführt werden.

Insbesondere bei E-Commerce-Plattformen kommt eine ERP-Implementierung Ihren Mitarbeitern, Kunden und letztlich auch Ihrem Gewinn zugute.